Gemeentearchivaris Floor Geraedts verricht 'missiewerk' in Bangladesh

'Een goed bestuur heeft een goed archief nodig'

Hij is vrijwel zeker de enige gemeentearchivaris in Nederland die zich bezighoudt met het archiefwezen in derde wereldlanden. "Er zijn internationaal wel meer archivarissen die 'ontwikkelingswerk' doen, maar hun aantal is te tellen op de vingers van een hand", vertelt Floor Geraedts (1955), gemeentearchivaris van de gemeente Leidschendam-Voorburg.

door Trudy van der Wees

 
'De noodzaak van een goede administratie en goede archivering wordt pas zichtbaar wanneer iets niet meer is terug te vinden'

Sinds 1995 reist Geraedts minstens een keer per jaar voor een bezoek van enkele weken naar Bangladesh. Hij helpt daar bij het opzetten van een nationale archiefopleiding en adviseert organisaties en instellingen over hoe je het beste archiveert en documenteert. Maar bovenal probeert hij de sleutelfiguren van het land te overtuigen van de zin en noodzaak van een goed archief. "Een goede administratie is het beste wapen tegen corruptie", is zijn credo. In de woorden van de International Records Management Trust wordt de kwaliteit van het leven verbeterd door 'strengthening information systems as the basis for serving citizens' en 'supporting accountability to citizens through evidence'. Oftewel: goede archiefvorming en adequaat archiefbeheer dragen bij aan het democratisch proces.

Controleerbaar
Hoewel Bangladesh tegenwoordig een parlementaire democratie kent, staat deze nog in de kinderschoenen. Corruptie is er aan de orde van de dag. De armoede is groot. Wie niet beter weet is geneigd Floor Geraedts' missie met enige scepsis aan te horen. Heeft hij niet wat beters te doen? En hebben de mensen in Bangladesh niet wat anders aan hun hoofd dan zich druk maken over archivering? "Aanvankelijk was ik een beetje uit het veld geslagen door die vraag. Maar tegenwoordig ga ik er minder krampachtig mee om", vertelt hij. "Ik kan nu meer voorbeelden geven. En als je het rustig uitlegt, begrijpen mensen het meestal wel."
Een goed bestuur heeft een goed archief nodig. Bestuurshandelingen en besluiten moeten goed worden gedocumenteerd. Ze moeten zodanig worden opgeslagen en geconserveerd dat ze ook eenvoudig zijn terug te vinden. Dat is zijn boodschap "En dan heb ik het niet over mooie historische plaatjes of archiefstukken uit het verleden, die hebben vooral museale waarde. Ik heb het over de dagelijkse administratie: brieven, belangrijke documenten, verklaringen, notitie's,  beslissingen, etcetera. Stukken uit het verleden die kunnen dienen als bewijsmateriaal in het heden en in de toekomst. Als niets zwart op wit staat, kun je nooit bewijzen dat je ergens recht op hebt of dat iemand iets heeft beloofd of toegezegd. Dingen moeten controleerbaar zijn."
Zelfs in Nederland is dat lang niet altijd goed geregeld. "Hoe vaak komt het niet voor dat een rechtzaak niet leidt tot een veroordeling vanwege een zogeheten vormfout? Dat betekent dat documenten niet goed zijn verwerkt of beschikbaar zijn. Een blunder, dus. Medische missers - het bekende voorbeeld van de chirurg die het verkeerde been afzet - zijn vrijwel altijd te herleiden tot fouten in het medisch dossier of onvoldoende dossierkennis. Het dossier is niet goed bijgehouden, het is niet goed geraadpleegd of het is onvindbaar."

Bewustzijn
In Bangladesh stond het archiefwezen jarenlang op een laag pitje. Mede dankzij Floor Geraedts is er bij de wat hoger opgeleiden inmiddels het besef doorgedrongen dat je een goed archief nodig hebt om een goed bestuur op te bouwen. "Ik denk stellig dat bij journalisten, ambtenaren op ministeries, bij justitie en in het onderwijs het bewustzijn groter is geworden. Ik durf zelfs te stellen dat dit bewustzijn een rol heeft gespeeld in de politieke ontwikkelingen van de afgelopen twee jaar. Er vond een staatsgreep plaats omdat de kieslijst corrupt was."
Elk jaar reist Geraedts op eigen kosten naar Bangladesh. Hij offert er zeven weken vakantie voor op. "Ik voer er gesprekken, bezoek allerlei instanties, kijk waar mensen mee bezig zijn, tegen welke problemen ze aanlopen. Het terrein is vrij breed. Van digitalisering van archiefstukken tot het eenvoudig beantwoorden van brieven, het bijhouden van een bezoekersadministratie, het archiveren van stukken. Het is soms heel 'basic'. Bovendien probeer ik in het land relevante personen bij elkaar te brengen. Ik vind dat een land het zoveel mogelijk zelf moet doen, dat er zo min mogelijk consultants uit het buitenland aan te pas moeten komen. In Dhaka, hoofdstad van Bangladesh is bijvoorbeeld een groot ziekenhuis, ICDDR,B (instituut voor ziektenbestrijding, ziektenpreventie, ontstaan uit een in 1960 opgericht Choleraziekenhuis), dat beschikt over een grote bibliotheek en goed uitgerust informatie- en documentatiecentrum. Laat de archivarissen en documentalisten van dat ziekenhuis maar uitleggen hoe ze dat hebben gedaan, laat zien hoe het werkt, welke voordelen het biedt. Mensen van de National Archives  moeten van die ICDDR,B- archiefbeheerders en documentalisten het vak leren. Maar ze moeten wel bij elkaar worden gebracht."

Frustrerend
Beschouwt Geraedts zijn activiteiten in Bangladesh als 'missiewerk', ook dichtbij huis, in de gemeente Leidschendam-Voorburg, ligt nog een terrein braak op het gebied van goede archivering en documentatie. Natuurlijk is de situatie niet te vergelijken met Bangladesh. Er is hier een goed geoutilleerd archief met behoorlijk opgeleide  medewerkers. De archiefdienst is volop bezig de dienstverlening te digitaliseren, zodat belangrijke bestanden, bijvoorbeeld genealogische bronnen, op afstand zijn te raadplegen. Daarnaast wordt er gewerkt aan een nieuwe website. Het krantenarchief, de bibliotheek, prenten, tekeningen en kaarten worden gedigitaliseerd. Een enorm karwei, beaamt Geraedts. "We zijn er al een jaar of vijf mee bezig en zijn nog lang niet klaar. Maar misschien ben je er wel nooit mee klaar."
Geraedts merkt dat ook in Leidschendam-Voorburg het correct administeren en documenteren van belangrijke informatie - op papier of digitaal - nog niet bij iedereen op het netvlies staat gebrand. "Het heeft geen prioriteit. Dat vind ik wel eens frustrerend. Probleem is dat de noodzaak van een goede administratie en goede archivering pas zichtbaar wordt wanneer het mis gaat. Wanneer informatie die belangrijk is voor bijvoorbeeld de bestuurlijke besluitvorming, niet is terug te vinden. Dan is ook in een keurig land als het onze bij gemeenten wanbestuur of corruptie mogelijk. En sneller dan je denkt."

Voldaan gevoel
Eind dit jaar gaat Floor Geraedt opnieuw naar Bangladesh. En in de zomer reist hij naar Kuala Lumpur om het International Congress on Archives in Kuala Lumpur (Malaysia) bij te wonen. Thema van dit congres is: 'Archieven, Bestuur en Ontwikkeling: de toekomst in kaart gebracht'.  Ooit heeft hij er serieus over nagedacht om zich permanent te vestigen in Bangladesh. Inmiddels is hij van die gedachte afgestapt. "Ik zou het prettig vinden om na mijn pensioen voor een langere periode naar Bangladesh te gaan, een maand of drie, vier. Dan kun je meer voor elkaar krijgen. Nu ben ik er nooit langer dan zeven weken. Maar ik geloof toch dat ik te gehecht ben aan mijn sociale netwerk in Nederland. Zoals het nu gaat, vind ik het prima. Het geeft me een enorm voldaan gevoel om de mensen daar te helpen." Een beetje aarzelend zoekt Geraedts naar de juiste formulering. "Mijn aanwezigheid daar is 'gewenst'. Ik voel me er bijzonder welkom, zowel professioneel als privé. Dat is een heel prettig gevoel."
    
Foto links: de notulen (1870-1930) van het gemeentebestuur van Narayanganj (600.000 inwoners); mr Safiqul en mr Tariq van het archief met Floor Geraedts, januari 2008. 

Foto midden: Veel werk speelt zich af aan vergadertafels. Staand: de directeur van het Nationaal Archief in Dhaka met de voorzitter van een seminar en Floor Geraedts, januari 2007.

Foto rechts: een archiefonderzoeker, lt.kolonel Lutful Haq, archivist Elias Miah en prof. Tashneema tijdens een studiedag in de Heritage Archives van prof. Mahbubur Rahman in Rajshahi University, januari 2008.