Archief- en informatiebeheer internationaal, ICA congres in Wenen
Archief- en informatiebeheer internationaal, ICA congres in Wenen
In augustus 2004 staat het archiefproject Bangladesh (BARM) op het programma van het ICA-congres. Op dat congres van de International Council on Archives komen 3000 archivarissen uit alle delen van de wereld bijeen om beroepsproblemen te bespreken. De ICA (International Council on Archives) is gesticht in 1948 vanuit de UNO en de UNESCO en omvat archiefdiensten en archivarissen vanuit de gehele wereld. Ik hou mijn voordracht in een workshop over samenwerking tussen meerdere archiefdiensten uit verschillende werelddelen. In het project BARM, begonnen in 1995 (BARM = Bangladesh Archives & Records Management) gaat het om invloeden in archiefontwikkeling vanuit Bangladesh, Nederland, Australië, Turkije en Engeland.
Het belang voor met name Bangladesh is de zuiverende werking die van goed archiefbeheer uitgaat op het functioneren van de overheid en de terugdringing van corruptie en wetteloosheid. Een bevordering van welvaart en democratie kan niet zonder archiefbeheer plaatsvinden. Internationale samenwerking geeft de mogelijkheid van elkaar te leren en de hoofdzaken van het vak (informatie- en archiefbeheer) scherper in beeld te brengen door kennisuitwisseling en het delen van ervaringen bij het toepassen van archiefbeheer in diverse verschillende landen. Ontwikkeling van het vak en de eigen vakdeskundigheid en ondersteuning van de archiefontwikkeling in Bangladesh zijn goede redenen voor het gemeentebestuur van Leidschendam-Voorburg om mijn voordracht en kennisuitwisseling in het ICA congres in Wenen financieel mogelijk te maken.
Eerst iets over archief- en informatiebeheer als smaakmakers in bestuur en maatschappij van een land.
Een maatschappij in een land heeft - om zoveel mogelijk de belangen van alle bewoners te dienen - een systeem nodig (staat, rechtspraak, wetten) om gewelddadigheid te beperken en ongelijkheid in macht en mogelijkheden tegen te gaan. Verschillen in belangen en ideeën tussen alle deelnemers aan een maatschappij moeten tot hun recht komen door middel van gecontroleerde botsingen van belangen en meningen, geordend in een rechtssysteem; ook via een gecontroleerde tegenstelling van bestuur en volksvertegenwoordiging; of in de verhouding tussen nieuwsgierige, kritische lezers en kijkers naast onthullende of openbarende nieuwsmedia.
Als dat minder gecontroleerd en georganiseerd zou gaan, dan zou een land of maatschappij al spoedig in geweldsdexplosies en burgeroorlogen ten onder gaan.
Het min of meer beschaafd omgaan met tegenstellingen, als het ware het zelfreinigend vermogen van een maatschappij, is sterk afhankelijk van de beschikbaarheid van de belangrijkste grondstof bij communicatie: uitwisseling van informatie. Dan gaat het om gegevens in archieven, gegevensbestanden bij de overheid, bedrijven, scholen, ziekenhuizen enz. enz. Gegevens van bestuurshandelingen, besluiten, overeenkomsten, registraties van grondbezit en allehande rechten en plichten zijn de voedingsbodem of grondstof waarmee mensen afzonderlijk en in groeps- of organisatieverband met elkaar communiceren.
In Bangladesh en Nederland verschillen de interactie tussen de overheidsdienstverlening en de maatschappij sterk. Hoe werkt dat uit in het archief- en informatiebeheer? Een DIVmedewerker of archivaris in Bangladesh beperkt zich tot opslag en bewaring (passief aanbod) van zijn dossiers, registers en andere informatiebronnen. Raadplegers (andere ambtenaren, bestuurders, burgers, privépersonen, onderzoekers) moeten zelf alle initiatief nemen om toestemming te vragen om archiefstukken in te mogen zien, uittreksels te krijgen enz.
In Nederland richt een archiefmedewerker zich op het ingaan op de vraag naar gegevens en informatie, het uitlokken van raadplegers, het motiveren van mensen om interesses voor raadpleging en onderzoek te ontplooien. Dat verschil tussen aanbodbepaald en vraaggericht werken van archieven en andere overheidskantoren heeft een sterke impact op het SOORT verhouding tussen overheid en burgers. In Bangladesh is die verhouding van een almachtige overheid tegenover nederige burgers die haren op snaren moeten zetten om hun rechten te bewijzen en de overheid tegenwicht te bieden.
In Nederland is die verhouding er een van een makkelijk aan te pakken overheid tegenover mondige burgers die zelfbewust en zelfverzekerdheid hun gelijk halen bij de overheid.
Democratie moet in het eerste geval onder druk van zo´n staat en maatschappij tegen de stroom op roeien en heeft het in het tweede geval een stuk makkelijker.
Het is een wel erg zwart-wit afgeschilderde tegenstelling tussen Nederland en Bangladesh waarbij nogal wat af te dingen valt op de gunstige indruk die van Nederland wordt gegeven. Maar er zit genoeg kern van waarheid in om als uitgangspunt te kiezen bij de kijk op het archiefproject Bangladesh (BARM).